Verimsiz Toplantı Nasıl Olur?

Özellikle kariyer yolunda ilerledikçe, işyerinde toplantıya ayrılan zamanlar artmaktadır. Sunumlar dışındaki toplantılar, genel olarak ortak kararlar almak amacıyla yapılmakla beraber, gözlemim genel olarak toplantıların verimli geçmediği yönünde, hatta bu yazıyı çok verimsiz geçen bir toplantı sırasında yazmaya karar verdim ve başladım. İşte bir toplantıların verimsiz geçmesi için altın kurallar;

1- Toplantı sırasında katılımcıların dikkatlerinin dağılması( Hatta toplantı sırasında böyle bir blog yazısı yazmaya yöneltecek kadar) : Aslında toplantı verimsizliğinin temel nedeni katılımcıların dikkatlerinin dağılmasıdır. Diğer maddeler, dikkat dağıtan faktörler olarak algılanabilir.

2- Rolü, sorumluluğu, ünvanı farklı çalışanlarla ortak bir çözüm üretme çabası: Toplantılarda özellikle 5-6 kişiden fazla ve farklı rol ve sorumluluklara sahip katılımcılarla ortak bir çözüm üretme çabası toplantıyı verimsiz kılmak için çok ideal bir operasyondur. Çözüm üzerinde aynı anda oluşturulan çok fazla seslilik hiç bir çözüme ulaştırmaz. Çözümlerin üzerinde mutlaka bir ön çalışma yapmak gerekir. İlgili ön çalışma üzerinde farklı sorumluluklara sahip katılımcıların görüşlerini kendi açılarından toplamak, ve hatta mümkün ise farklı ünvandaki katılımcıları gruplayarak ayrı ayrı toplantılar yapmak daha verimli olacaktır. Üretilecek çözümler üzerinde her bakış açısının farklı beklentileri olabilir ve bu farklılıklar toplantı süresinde çözüm üretmekten ziyade yepyeni sorunları doğurabilir.

3- Toplantının süresinin belirlenmemesi: Özellikle mesai saati sonlarına doğru organize edilen toplantıların bitiş süresinin belirlenmemesi ya da bu süreye uyulmaması katılımcıların dikkatlerini çok rahatlıkla dağıtır. İnsanlar her zaman tünelin ucundaki ışığı görmek ister. Ayrıca toplantı süresinin belirlenmemesi, gündemin çok farklı konulara kaymasına, katılımcıların ifade etmek istediklerini çok daha uzun ve dolaylı yoldan ifade etmelerine sebebiyet verecektir. Genelde bu tip uzayan toplantıların sonu "bu konulara ileride düzenleyeceğimiz bir toplantıda konuşalım" cümlesi ile tamamlanır. İşte bu cümle duyulduğunda, herkesin istediği gibi konu yeni bir soruna yol açana kadar çok hızla unutulur.

4- Süresi belirli çok uzun toplantılar: Süresi çok uzun tutulan toplantılarda katılımcıların dikkatlerini sürekli konu üzerinde yoğunlaştırmak çok zordur. Tecrübeli katılımcılar toplantı odasının düzenine göre başına gelecekleri bildikleri için kapıya yakın otururlar. Genelde telefon etme bahanesiyle, toplantı odasından kimseyi rahatsız etmeden göze batmadan çıkılır ve lavabo ziyaret edilir. Sigara içen katılımcılar 1 saat sonra koltuklarında kıpırdanmaya başlarlar, bunlardan en yetkili ya da cesaretli olanlar 5 dakika mola vermeyi önerebilirler. Fakat bunun zamanlaması çok önemlidir. "Kritik" bir konu üzerinde hararetli müzakerelerin arasında bu mola talebi, katılımcının kariyer yolunda ufak sektelere uğratabilir.

5- Toplantı için uygun olmayan ortam: Toplantı odasının ortamı dikkat dağıtmayacak kadar konforlu olmalı. Yetersiz ışıklı, havasız, çok güneş alan, çok sıcak ya da çok soğuk toplantı odaları ideal ortamlar değildirler. Oturma düzeni de genelde bütün katılımcıların birbirlerini göreceği şekilde ayarlanmalı.

6- Alınacak kararların sorumluluğunu taşımayacak kişilerin kararlar konusunda söz sahibi olması: Katılımcılar çok fazla bilgi ve tecrübe sahibi olmadıkları konuda farklı nedenlerden dolayı (ego tatmini, kişisel çıkarlar, kararın kişisel çıkarları desteklemesi vs.) bir karar konusunda baskın bir tavırla karar alınmasını sağladıktan sonra, kararın olumsuz etkileri konusunda sorumluluk almalıdır. Sorumluluk almadan güç sahibi olan kişiler kadar şirkete zarar veren başka bir çalışan portföyü yoktur. Sorumluluk alacağını, ya da ileride alınan karar konusunda kendisinden bilgi isteneceğini bilen katılımcılar, bütün dikkatini toplayarak toplantıyı takip eder ve konuşmadan önce sözlerini 2 kere düşünür. Peki bu nasıl olacak? bknz. bir sonraki madde.

7- Toplantı Notunun Tutulmaması: Toplantı notunun tutulmaması, bir önceki maddenin önüne geçen önemli bir zorunluluktur. Kişilerin aldığı kararları, kararın etkilediği paydaşları, verilen bilgileri kişi ve paydaş bazında kayıt altına alınması kişilerin toplantıyı daha ciddiye almaları ve toplantıyı bir açık oturum havasından çıkartır. Toplantı notlarının tutulması ve bütün katılımcılara onaylatılmasının ardında toplantı notları, kurumsal bir kütüphanede, toplantıyı ilgilendiren bütün paydaşların herzaman kolaylıkla ulaşabileceği bir konumda saklanmalı.

8- Katkı sağlamayacak ya da konu ile ilgisiz katılım Sadece toplantıya katılmak için katılan hiçbir fikri ya da katkısı olmayan katılımcılar, Öyle sessiz sakin oturmamak için aradan çok alakasız alternatifler ya da yorumlarda bulunurlar ve konu dağıldıkça dağılır. Bu katılımcılar, tamamen imaj amaçlı yanlarında getirdikleri deftere kalemiyle şekiller çizer, perspektifle 3 boyutlu imajı verdikleri harflerle yazdığı isimlerinin içlerini boyarlar ya da kalemle ritm tutarak farkında olmadan dikkat dağıtırlar.

9- Gündemin belirlenmemesi ya da çok genel ifade edilmesi Toplantı gündeminin belirlenmesi projenin kapsamını belirlemek kadar önemlidir. "İyileştirme çalışmaları", "Sorunların tespiti ve görüşülmesi" gibi genel gündemler, hiç gündem olmaması ile aynı olumsuz etkiyi yaratır. Toplantı gündemlerinin toplantı esnasında yönlenmesi ve şekillenmesi nereye gittiğini bilmediğiniz bir uçağa binmekten farksızdır. Uçaktan indiğinizde çok nadir olarak gitmek istediğiniz yere varmış olursunuz, aksi gibi nereye inerseniz inin buraya bütün yolcuları taşıma konusunda sorumluluk sahibi olursunuz. 1 ay sonra herhangi bir toplantıda "geçen ay yaptığımız toplantıda konuşulduğu gibi hatta Mehmet Bey'de vardı o toplantıda...." gibi cümleler sizi zan altında bırakır hele hele bir de toplantı tutanağı tutulmamışsa istediğiniz toplantıya istediği referansı gösterebilirsiniz. Bu size bir çeşit "özgürlük!!!" sunar aslında.

Sonuç olarak toplantıların verimsizlikleri şirketin süreçlerinin sekteye uğratmasının yanında çok ciddi maliyet üretirler. Direkt etkisi katılımcıların saatlik maliyetlerinin toplanarak toplantı süresince ne kadarlık bir maddi kayıp olduğu hesaplanabilir. Verimsiz toplantıların dolaylı etkileri alınmayan ya da yanlış alınan kararların maliyetleri çok daha fazladır. Bu nedenle toplantıyı önemli ve gerekli olduğu düşünülen zamanlarda çekirdek katılımcılarla yapılmalı, periyodik düzenlenen toplantılar sadece planlandı diye yapılmamalı, gerekli olmayan durumlarda rahatlıkla iptal edilebilmelidir.