RFP - Teklif Talep Formu Neden Gereklidir?

Bu yazımda RFP'nin önemi ve avantajlarının vurgulanmasının yanısıra örnek olarak kullanılabilecek Türkçe bir Teklif Talep Formu'da sizlerle paylaşılmaktadır.

Request for Proposal (RFP) yani Teklif Talep Formunun hazırlanması ve aday firmalar ile paylaşılması genelde bir hizmet ya da ürün satın alma sürecinde atlanan önemli bir adımdır.  Ürün / hizmet satın alacak firma için bu aşama ilk bakışta çok avantajlı görünmeyebilir.   Öncelikle bu iş için zaman ve kaynak ayrılması, zaten sizinle iş yapmaya ve teklif vermeye hevesli firmalar bulunduğu sürece gereksiz görünebilir.   Ayrıca daha büyük çekince projenin bu aşamasında projenin ve teklifin kapsamını yazılı bir ortama taşımak ve muhtemel bir sözleşmeye referans göstermek, satın alma yapacak paydaşın projenin gelişimi aşamasında yapacağı değişiklik isteklerini ve yeni fonksiyonalite taleplerine engel olabilir.   Talepkar firmalara kapsamı dokümante etmenin kendilerini sınırlandırdığını düşünebilir.  Burada gözardı edilmemesi gereken üç avantaj vardır;

1 - Teklif  Talep Formunda belirtilen kapsam nihai kapsam değildir projenin ilerleyen aşamalarında karşılıklı görüşmelerle detaylı iş gereksinimleri ve teknik gereksinimler belirlenebilir.  Alıcı firma olarak esnekliğinizi kaybetmiyorsunuz.

2 - Teklif Talep Formu Hazırlamak ne istediğinizi bilmenizi sağlar daha sağlam temeller üzerine projenizi inşa etmenizi ve detaylı kapsamların daha hızlı ve etkin belirlenmesine yardımcı olur.

3 - Teklif Talep Formunda Belirlenen şartlar sadece sizi değil tedarikçi firmaların da şartlarını netleştirir.   Ekstra maliyet üreten ya da yapılması uygun olmayan kapsamın baştan belirlenmesi ve sonradan meydana gelebilecek risklerin projenin başında gündeme getirerek çok daha az maliyetle bu risklerin önüne geçilmesini sağlar.   Örnek vermek gerekirse e-ticaret paketi satın alması için hazırlanan RFP'de belirlenen "müşterilerin kredi kartı bilgilerinin sistemde saklanması ve sorgulanabilmesi" gibi bir gereksinim talebinin uygun olmayacağı görüşünü tedarikçi firmalar sözleşme öncesinde belirtebilir, firmanın bu beklentisini baştan revize edebilir.   Projenin ilerideki aşamalarında ya da sonunda bu tip bir geribildirim ilişkileri yıpratabilir.  Ayrıca tekliflerin içerisinde projede çalışacak personelin özgeçmişlerini, proje takvim ve maliyet planlarını, firmanın destek faaliyetlerinin detaylarını, referanslarını tedarikçilerden baştan bildirmesini isteyerek daha planlı ve öngörülebilir bir denizde yola çıkmanızı sağlayacaktır.

 

Örnek olarak sizlere bir e-Ticaret paketi satınalması için hazırlanabilecek bir "Teklif Talep Dokümanı"nı ana başlıklarını aşağıda iletiyorum;  Fakat unutmayın ki bu sitede paylaşım esastır bunun için örnek olarak e-Ticaret paketi satınalması için detaylı  Örnek Teklif Talep Dokümanı nı bu linkten indirebilirsiniz.  Örnek Doküman ve şablon farklı tedarikler için de kullanılabilinir.

1       Proje Bilgisi

1.1         Giriş.

1.2         Şirket Hakkında Bilgi

1.3         Kısıtlamalar ve Gizlilik.

1.4         Kapsam.

1.5         Teklif Gönderimi

1.5.1          Teklif İçeriği

1.5.2          Teklif Süreci Takvimi

1.5.3          Değerledirme Kriterleri

2       Proje Gereksinimleri

2.1         Projenin Geçmişi

2.2         Mevcut Sistemler.

2.3         Fonksiyonel İhtiyaçlar.

2.3.1          Genel Özellikler.

2.3.2          Arama Motoru Optimizasyon İhtiyaçları

2.3.3          Site Yönetimi Gereksinimleri

2.3.4          Ürün ve Kategori Yönetimi Özellikleri

2.3.5          Arama Özellikleri

2.3.6          Alışveriş Özellikleri

2.3.7          Ödeme ve Lojistik İhtiyaçları

2.3.8          Müşteri Hesaplarının Yönetimi

2.3.9          Müşteri Hizmetleri Yönetici Gereksinimleri

2.3.10        Müşteri Gereksinimleri

2.4         Teknik Gereksinimler.

2.5         Destek Hizmetleri Gereksinimleri

3       Firma Bilgisi

3.1         Organizasyon.

3.2         Kaynaklar.

3.3         Referanslar.

3.4         Lokasyon ve Hosting.

3.5         Yardım Masası

3.6         Orta ve Uzun Vadeli Planlar.

3.7         Test ve Kalite Güvence.

3.8         Felaket Senaryosu – İş Sürekliliği

4       Proje Takvimi

5       Projenin Kapsamı

6       Proje Maliyeti

 

E-Ticaret Sitesi İş Planı Nasıl Hazırlanmalı

Yazımın başlığı her ne kadar E-Ticaret Sitesine özel bir durumu ifade etse de, bu yazıda kullanılacak iş planı hazırlama tekniklerini farklı mecralardaki farklı girişimler için de kullanılabilir.  E-Ticaret vurgusu sadece örneklemenin yapıldığı iş koludur.

İnternet üzerinden hemen hemen her türlü iş kolu için iş planı örnekleri, şablonları bulmak mümkündür.  İlgili örnek iş planlarını kendinize uyarlamak çok kolaydır.  Bu yazıda ilgili planın şablonu ve başlıkları tanımlanmayacaktır her zamanki gibi internet ve diğer kanallardan kolaylıkla erişemeyeceğiniz konular ele alınacaktır. Plan konusunda dikkat edilmesi gereken 2 önemli unsur vardır;

1. Şablon ya da Örneklerde Belirlenen Başlıklar Sınırlarınızı Belirlemesin:  İş Planı, sadece hazırlamış olmak için ya da girişimcilerin kendilerini iyi hissetmeleri için hazırlanan bir plan değildir.   Planlar, işleyiş sırasında devamlı kontrol edilmeli.  Plana uygunluk, hedeflere olan mesafe devamlı ölçülmelidir.  Aynı zamanda planlar revize edilebilmelidir.  Plan kolaylıkla güncellenebilmeli, iç ve dış faktörlerdeki (pazarlama bütçesi, enflasyon oranı, ürün kar marjı vs.) olası değişikliklere çok hızlı adapte olabilmeli.

2. İşte bu adaptasyon ve esneklik çerçevesinde iş planı; dinamik , çeşitli senaryolara karşı gelir gider tablolarındaki, ROI'nin,break-even noktasının değişikliğini izleyebileceğini bir simulasyon formatında hazırlanmalıdır.

Simulasyon kelimesi gözümüzü korkutmasın orta seviye excel bilgisi ile iş planına yapılabilecek katkı bu anlamda çok fazladır.

Bu yazının temel konusu yukarıda belirtilen 2 maddeye destek olacak simulasyonu tanımlamak ve örneklemektir.

Şimdi gelelim örneğimize;  İş planını bir e-ticaret sitesi üzerinden simule ediyor olalım;

Diyelim ki Internet üzerinden kitap satmak üzere bir e-ticaret sitesi kurmaya karar verdiniz.   Gelir Gider tabloları için 2 yıllık bir projeksiyon yapmak istiyorsunuz.  Bütçenizi en etkin şekilde kullanarak, en fazla getiriyi sağlamak istiyorsunuz;  Bu simulasyon için birkaç adet parametre tanımlamamız gerekmekte;

1. SEM (Arama Motoru Pazarlama) için yoğunlukla kullacağınız anahtar kelimelerin maliyeti / Tıklama Oranı :  "Kitap", "e-kitap", "roman", "yayın" gibi siteniz için trafik yaratacak anahtar kelimelerine Google gibi arama motorlarının biçtiği ortalama değer.  Örneğimiz için bu değeri 30 kuruş olarak belirleyelim. 

2. Tıklama Oranı : Sayfanız için hazırlamış olduğunuz, bağlantılar, reklamların tıklanma oranını ifade eder.  Örneklemek gerekirse sitenizle ilgili bir blog yayınladığınızda blogunuzu takip eden kişilerin % kaçının alışveriş sitenizi ziyaret ettiği, ya da twitter ziyaretçilerinizin % kaçının tweet'lerinizdeki bağlantıları tıkladığının oranıdır.

3. Conversion Rate : Sayfanızı ziyaret eden kişileri istediğiniz aksiyona yönlendirme(üye olma, alışveriş yapma vs.) yüzdesi. Bizim örneğimizde ziyaretçilerimizin reklamla gelen ziyaretçilerimizin %2'si alışveriş yapmış olsun.  Conversion Rate değeri her kanal için ayrı belirlenebilir.

4. Ortalam Alışveriş Tutarı : Sayfanızdan yapılan alışverişlerin ortalama tutarı.  Örneğimizde 50TL olsun.

5. Ürünlerin kar marjı :  Ürünün satışından elde edilen net kar.  Örneğimizde Kitap için % 30, DVD için %10, Müzik CD'si için %10 ve e-kitap için %50 kar marjı öngörülmekte.

6. Ürünlerin toplam cirodaki payı :  Toplam yapılan satış içerisinden, ürün ya da ürün kategorilerinin paylarını ifade eder.   Bizim örneğimizde, her 100TL'lik alışveriş içerisinde ortalama 70TL'lik Kitap, 15 TL'lik DVD, 10 TL'lik Müzik CD'si ve 5TL'lik e-kitap alınmış olsun. 

Türkiye'de ve dünyada hızla artan internet üzerinden alışveriş cirosundan pay almak istiyorsunuz.  İş Planınızda yeralacak gelir gider tablolarının projeksiyonu için parametrelerinizi belirlediniz şimdi sıra simulasyon excelinizi oluşturmaya geldi.

Önce trafik yaratacak kanallar;



Ocak 2010 için sayfamızda trafik yaratmak adına yukarıda belirtilen kanalları kullanmayı hedefledik.  Her kanal için ilk 4 parametreyi tablomuza işledik ve formulize ettik.   Dolayısı ile reklama harcanan maliyetin arttırılması / azaltılması durumunda direkt satış rakamlarına etkisini görebilir, twitter takipçilerinizin artması durumunda bu artışın satışa olan yansımasını excel üzerinden takip edebilirsiniz.   Ayrıca zaman içerisinde değişen parametre değerlerini de kanal bazında değiştirerek güncel şartlara uygun gelir gider tablonuzu oluşturabilirsiniz.

Şimdi gelelim trafik kanallarından üretilen satış rakamlarının ürün kategorilerine göre dağılımına;



Bir önceki trafikten elde edilen gelirler ürün kategorilerine cirodaki %'lerine göre dağılır.   Kar marjları formulize edilerek ürünün maliyeti ve satış geliri elde edilir.

Aylık Diğer Maliyetler;



Dolayısı ile 2010 Ocak ayı için örnek Gelir Gider Tablonuz şu şekilde oluşur;



İlgili çalışma örnek teşkil etmesi açısından 1 Aylık periyod için yapılmıştır. 6 Aylık ve yıllık parametreler, bütçeler belirlenerek yatırımınızın geridönüşünü hesaplayabilirsiniz.





Hazırlamış olduğunuz simulasyonu sadece plan için kullanmak yerine zaman içerisinde değişen parametreleri ve bütçenizi güncelleyerek zaman içerisinde de kullanabilir, reklam bütçemi / twitter kullanıcımı / blog takipçilerimi ne kadar arttırırsam gelirim nasıl etkilenir?  e-Kitap satışlarımın yüzdesini toplam satışım içerisinde % 50 arttırmam durumunda ne kadar kar elde edebilirim? gibi stratejik kararların sonuçlarını önceden görmek için de kullabilirsiniz.

Simulasyon ile ilgili her türlü sorunuz ve full excel dosyası için benimle mehmetguzel35@gmail.com adresinden iletişime geçebilirsiniz.