11 Eylül 2009 Cuma

Proje Ekibinin Performansın Ar++ırmak için Motivasyon





Motivasyon, proje ekibinin büyük hedeflere ulaşması için gerekli, ilhamı, cesareti ve teşviki sağlar.



Motivasyon için iki zıt Teorinin çok yaratıcı isimleri yoktur; "X Teorisi" ve "Y Teorisi"
X Teorisi; Proje ekip elemanlarının, tembel, fazla sorumluluk almaktan kaçınan, cezalandırma ile çalışan kişiler olduğunu varsayar. Bu tip çalışanlardan oluşmuş bir projenin yöneticisi, otoriter, sert bir yöneticilik tavrı sergilemekle beraber projenin zaman ve maliyet açısından kontrollerini çok daha sık yapmalıdır.




Çalışanlarının kendilerini geliştirmeye hevesli olduğu, işini seven, çalışkan kişilerden oluştuğu varsayımı ile ortaya çıkan "Y Teorisidir". Bu tip çalışanlardan oluşan ekibin yönetimi için kontrollerin daha az aralıklarla ya da çalışanlara daha az hissettirilerek yapılması. gerekmektedir. Ayrıca çalışanları pozitif değerlendirerek ve onlara sahip çıkarak işlerini sahiplenmelerinin sağlanması da ekip motivasyonu için önemlidir.

Bu iki teori hakkında yapılabilecek en büyük hata X ve Y tipi çalışanların beraber bulundukları bir ekip oluşturmaktır. X tipi bir çalışana Y yönetim yöntemlerini uygulanması,ya da tam tersi bir davranış kesinlikle demotive edicidir. Aynı ekipteki elemanlara bu kadar zıt yaklaşılması tamamen bir kaos ortamının habercisidir.





KITA (Kick in the pants) Teorisi hem pozitif hem de negatif motive edici faktörlerin olduğunu varsayar. Yöneticilerin havuçlara(Ödüller) ve sopalara(Cezalar) ihtiyacı vardır. Bir Proje Yönetimi Seminerinde Proje Yöneticisi için "Şirkette sorumluluğu olan ama gücü olmayan kişiler" olarak tanımlandığına şahit olmuştum. Buradaki güçten kazıt havuç ve sopalar. Özellikle Proje Bazlı organizasyon şemasını uygulamayan şirketlerde proje Yöneticilerine güç olarak havuç yerine "havuç suyu" sopa yerine de "kürdan" verilir. KITA teorisi Proje Yöneticisi ve proje takım elemanını anne/baba - çocuk ilişkisine benzer bir ilişkide görür. Bu tip bir ilişki, Proje Yöneticisinin kendini kompetan olarak görmesini sağlayabilir ve proje ekibinin kendine güvenini zedeleyebilir.

Başarı (Achievement) motivasyon teorisinde ekip elemanlarına çok net ve zorlayıcı hedeflere ulaşması beklenir. Bu şekilde motive olmuş kişiler için büyük dezavantaj, durulması gereken yerin bilinmemesi ve başarıya ulaşılmayan durumların kabullenilmemesidir.

Bağlılık (Affiliation) motivasyon teorisi, ekip içi ilişkilerle motive olunduğunu savunur. Bu şekilde motive olan kişiler takım içinde iyi çalışmakla beraber tek başlarına çok da başarılı olamazlar. Bu nedenle Proje Yöneticisi görev tanımlarını ve dağılımlarını yaparken birden çok ekip elemanının beraber çalışmasını sağlamalı.





Güçle motive etmek. Bu şekilde motive olabilen proje elemanlarına daha fazla sorumluluk ve güç verilir. Böylece proje yöneticisine daha fazla yardımcı olur, ekibe liderlik eebilir. Bu şekilde motive edilen kişiler üzerinde Proje Yöneticisi kontrolü kaybetmemelidir.


Motivasyonla ilgili en sık yapılan hatalar;

- Beni motive eden şey başkalarını da motive eder.
- İnsanlar parayla motive olur.
- Profesyonel insanların motivasyona ihtiyacı yoktur.
- Bir sorun çıktığında motive ederim


Proje Yöneticisi her insan için farklı motivasyon faktörünü tespit etmeli ve uygulamalı ama unutmamalı ki bazı yöntemlerin beraber uygulanması çok daha kötü sonuçlar elde edilmesine neden olabilir. Bir takım kültürü oluşturulduğu takdirde Proje Yöneticisinin işi çok daha kolay olur. Takım Kültürü oluşturmak için;

- Herkesin rolünü çok net belirleyin
- Takımın uygulaması gereken süreçleri iyi tanımlayın.
- Motive edici bir ortam hazırlayın.
- Takımı ve elemanlarını ödüllendirin.
- Güvenilir olun, takım çalışmasını teşvik edin ve iletişime açık olun.
- Takım elemanlarının güçlü ve zayıf yanlarını iyi analiz edin.
- Olgun bir takım oluşturun.
- Projenin başarısını ödüllendirin.






9 Eylül 2009 Çarşamba

Kurumsal Strateji ve E-dönüşüm

Araştırmalar, e-işletmelerin ya da işletmelerin, e-dönüşümlerinin başarısız olmasının genelde bir strateji eksikliğinden kaynaklandığını göstermektedir. E-işletme / dönüşüm stratejileri, kurum stratejileri ile uyumlu olmalıdır. En kötü strateji bile haritasız yol almaktan iyidir. En kötü değil ama en kaba strateji olan “e-işletmemi kurayım, belirli bir kapsama erişince yabancıya satarım” stratejisi bile e-işletmenin kurulması ve geliştirilmesi için gerekli adımları şekillendirecektir.

E-işletme modelleri için;
e-İşletme Modelleme Kriterleri
e-İşletme Modelleri


Kurumsal stratejiler 3 ana başlıkta gruplanır;
1 – Maliyet Liderliği : Düşük maliyetle iş yaparak kar elde etme stratejisi. Örneklemek gerekirse BİM bu stratejinin tipik bir örneğidir. Mağazalarda ürünler karton kutularda ya da raflarda dağınık şekilde yeralır, mağazalarında az sayıda personel çalıştırır dolayısı ile perakende ürünlerini daha ucuza satabilir. Bu strateji kesinlikle “kalitesiz” hizmet ya da ürün sunma ile karıştırılmamalıdır. Pegasus hava yolları da bu stratejiyi uygulamayan bir firma olmakla beraber hala neden koltuk seçiminden ekstra para aldıklarını anlamış değilim.
2 – Odaklanma (Focusing) : Ürünlerini belirli bir müşteri segmentine pazarlama stratejisidir. Genelde orta yaş bayanalara bakım kremleri satan BodyShop, çocuklara yönelik ürünler pazarlayan Toys”R”Us bu strateji çerçevesinde faaliyet gösteren örneklerdir.
3 – Farklılaşma (Differentiation) : Rakiplerinden farklı ürünler ya da hizmetler sunma stratejisidir. Steve Jobs’ın tekrar göreve gelmesinin ardından Apple bu strateji kapsamında innovatif ürünler geliştirmiştir.
Peki işletmelerin ve dönüşümlerin “e” kısmı bu stratejilere nasıl hizmet verdi ve verecek?

Maliyet Liderliği
Geleneksel işletmelerin elektronik ortama taşınması genelde yeni ve daha kısa bir dağıtım kanalı oluşturur ve aracıların ortadan kalkmasını sağlayarak ürünün maliyetini düşürür. Ayrıca taleplerin yönetilmesi ile daha az stokla çalışılmasını sağlar. Bir pasta üreticisinin ürünlerini dükkanlar yerine internet üzerinden açtığı bir site ile satması, dükkan için yaptığı masrafları kısmasını sağlayacaktır ve stoklarını daha iyi yönetmesini sağlayacaktır. Peki madem bu kadar maliyet düşürüyor Arçelik neden ürünlerini internetten satmıyor? Bunun iki nedeni var birincisi bu sektör pek maliyet liderliğine oynamaya uygun bir sektör değil keza Arçelik’in ana stratejisi de bu grupta yeralmıyor. Pahalı markayı tercih etti diye reklamlarında bayanları tokatlayan Regal markası bu stratejiyi uygulamaya çalışmakta. Bir diğer neden de Arçelik’in çok yaygın bir bayi ağı olması. Arçelik internetten ürünlerini daha ucuza satsa ve siz Arçelik bayiisi olsanız bu hoşunuza gitmezdi muhtemelen de davalık olurdunuz.

Odaklanma (Focusing)
E – dönüşüm’den bahsedince sadece hazırlanan web sitelerinin fonsiyonaliteleri kastedilmiyor tabii ki. Mevcut ve potansiyel müşteriler hakkında elde edilen verilerin, bilgiye dönüştürülmesi bu bilgilerinde şirket adına bir katma değere çevrilmesine “e” yardımcı olur. Müşterilerin sizin işinize yarayacak kriterlerle(fiziksel lokasyon, yaş aralığı, gelir düzeyi vs.) bir şekilde segmente edilmesi(gruplanması) işletmelerin e-dönüşümünün başarılı bir örneğidir. Site tasarımlarının da genelde belirli bir segmente hitp eder şekilde yapılması odaklanma stratejisinin bir gereğidir. Genç kullanıcılara yönelik http://gnctrkcll.turkcell.com.tr sitesinin tasarımı bunun tipik bir örneğidir.

Farklılaşma (Differentiation)
Bankaların müşteri işlemlerini ilk defa internet üzerinden yaptırdıkları 90’lı yılların ortalarında bu hareket bir farklılaşmayı ifade ediyordu fakat şimdi internet şubeleri bankalar için bir “zorunluluk”. Gene 90’larda bilgisayar donanımlarını ve özelliklerini kendiniz belirleyerek kendinize özel ürünü oluşturarak online sipariş verebildiğiniz bir web sitesi ile “Dell” e-dönüşümün farklılaşma stratejisine en güzel ve tarihi bir örneğini vermiştir.

Şirketin her birimi ve her çalışanı kurumsal stratejisi doğrultusunda görevlerini yerlerine getirmektedir. Şirketlerin e-dönüşümleri de şirketlerin birer varlığıdır. Dolayısı ile aynı strateji doğrultusunda planlanmalıdır farklı bir mecraya açılınması farklı bir maceraya atılınmasını gerektirmez.

3 Eylül 2009 Perşembe

Unbundling the Corporation

Harvard Business Review'da 1999 yılında yayınlanan Johna Hagel ve Marc Singer tarafında yazılan makale, şirketlerin iş alanlarını ayrıştırmaları ve gerçek işlerine odaklanmaları gerektiğini örneklerle anlatmakta.

Bilgisayar endüstrisi, etkileşim maliyetlerinin şirketleri şekillendirdiği alanlarda önemli bir rol oynar. "Etkileşim Maliyeti"nden kasıt nedir? Etkileşim Maliyeti şirketlerin birbirleri ile, müşterilerle herhangi bir iş yaparken kuracakları iletişimin maliyetidir. Bir ürünün satış stratejisini belirlemek adına ya da şirket birleşmeleri için yapılan toplantılar, müşteri ile yapılan telefon görüşmeleri, raporlamalar, konferanslar ve bu gibi diğer aktivitelere harcanan para ve zaman "Etkileşim Maliyeti"dir. Ekonomideki sürtünme olarak da tanımlanır. Etkileşim Maliyetleri şirketlerin kendilerini tekrar organize etmelerini ya da diğer paydaşlarla iş yapış şekillerini gözden geçirmelerini gerektirebilir.

Elektronik ağlar, güçlü kişisel bilgisayarlar, hızlı yazılımlar gün geçtikçe bu etkileşim maliyetini düşürmekte. Ekonomideki sürtünme azaldıkça artık yöneticiler "Şirketin asıl faaliyet alanı nedir?" sorusu ile karşı karşıya kalıyor.

John Hagel ve Marc Singer iş alanlarını 3 alanda grupluyor;

1 - Müşteri İlişkileri : Yeni müşteriler edindirmek ve müşteri ile olan ilişkileri şirkete katma değer sağlayacak şekilde geliştirmek.
2 - Ürün Geliştirme : Yeni ürün ve hizmetlerin üretilmesini ve piyasa sürülmesine odaklanmak.
3 - Altyapı Hizmetleri : Şirketin faaliyetlerini sürdürebilmesi için gerekli atyapısal operasyonların yönetilmesini kapsar. Bir banka için yeni bir şube açmak için gerekli tadilatlar, elektronik ağ altyapısının kurulması, back office operasyonları bu kategoride örneklenebilir.

Şirketler bu üç alandan hizmet alarak faaliyet göstermek zorundadır. Soru şu; bütün faaliyetleri şirket kendi bünyesinde mi yürütmeli yoksa bazı alanları diğer firmalardan hizmet alarak outsource mu etmeli? Bu 3 alandaki operasyonlar ve süreçler artık birbirinin içerisine o kadar geçmiş durumdadır ki iş süreçlerinin neredeyse tamamı bu 3 alanla ilişkilendirilir. Bu nedenle outsource edilen bir operasyonun etkileşim içinde olacağı diğer operasyonlarla entegre edilmesi şirketlere ciddi maliyetler getirebilir. Tabii ki bu her durumda geçerli bir kural değildir. 3 şubesi olan bir pastane sahibi iseniz şubeleriniz arasında bir ağ altyapısı kurmak için bir sistem uzmanını istihdam etmeniz maliyetli olacaktır. Burada outsource hizmeti alınmamasının tek nedeni maliyet olmayabilir. Güvenlik gerekçesi ile bir banka elinde tuttuğu müşteri bilgilerini pazarlama hizmeti almak için bir halka ilişkiler şirketi ile paylaşmak yerine kendi Pazarlama Departmanını kurabilir.

Unboundling Corporation, bu 3 alanı kontollü bir şekilde ayırmak ve kolayca entegre etmeyi temsil eder. Gazete işi ele alınırsa, aslında gazetelerin ana işi Müşteri İlişkileridir, fakat bunu elde etmek için ürün yani haberleri de bularak müşterilerine sunmalıdır(2 numaralı iş alanı). Tabii ki sunum süreçleri de çeşitli altyapı operasyonları(basım, dağıtım vs.) gerektirir(3 numaralı iş alanı). Gazeteler günümüzde genelde haber kaynakları olarak bağımsız kuruluşlar olan haber ajanslarını kullanıyor, baskı ve dağıtım için de bu işte profesyonelleşmiş organizasyonlar kullanılıyor. Dolayısı ile gazeteler asıl iş alanı olan Müşteri İlişkilerine odaklanabiliyor. Her ne kadar bazı büyük yayın kuruluşları kendi haber ajansları baskı ve dağıtım şirketleri kursa da her kurum bu dikey büyümeyi sağlayacak kaynaklara sahip değildir.

Bir diğer örnek bankacılık sektöründen; Kredi Kartı ürünü için bankalar müşteri ilişkileri alanında faaliyet göstermeyi tercih eder. Bu nedenle backoffice transactionlarını Master ya da Visa tarafından gerçekleşirken bankalar bu işlemlere kaynak ayırmaz ve müşterilerine odaklanır. Bu bilgiler ışığında Coca Cola'nın ana iş alanı nasıl yorumlanır? Kişisel görüşüm Coca Cola kesinlikle ana iş alanı ürün geliştirme olan bir firma değil. Çok uzun yaşamdöngülü ürününü geliştirdi zaten. Üretim ve dağıtım operasyonlarını da outsource etmiş ya da otomatize etmiş durumda. Bu durumda Coca Cola'nın ana iş alanı pazarlama yani müşteri ilişkileri yönetimidir.



Bu üç iş alanının farklı profesyonellik, strateji ve odaklar gerektirdiğinden şirketler bu alanlar için farklı çözümler kullanıp, kendi ana iş alanına odaklanmalıdır. Unboundling ve Rebounding kavramları bu 3 hizmet alanını ayrıştırma ve çok kolay bir şekilde entegre etmeyi temsil etmektedir. Bu durumda kendi firmanızın ya da çalıştığınız firmanın ana iş alanı sizce nedir? Diğer alanlar için ne tür çözümler üretmekte ya da bulmaktadır?