Zaman yönetiminin düşmanları;
- Yapmayı istemediğiniz işleri ertelemek : Kimi işler çok sevimli değildir bu nedenle ertelenir ve genelde bu tip işlere sıra gelmez.
- "Hayır" diyememek : Kendi yardımseverliğiniz ya da işvereninizle olan ilişkiden kaynaklı hiçbir atanan görevi reddetmemek ve kısa vadede kötü görünmemek için orta ve uzun vadede daha kötü haberler vermek(işlerin yetişemediği gibi) ve farkında olmadan kapasitenin üzerine çıkmak.
- Plansızlık : Mevcut işleri herhangi bir mantıksal önceliğe dizmeden yapmak bazı önemli işlerin yapılmamasına neden olabilir.
- Hedefsizlik : İşin tamamlanması ardından size, kuruma olan kazancın farkındalığında olmak ayrı bir motivasyon unsurudur. Hiç bir şekilde bu bilgiye dışarıdan erişemiyorsanız, işin tamamlanmasının ardından kendinize bir tatlı ısmarlayın ve işi yapanı ödüllendirin.
İşlerimizi Acil / Önem Matriksinde gruplandırmak işlere hakettikleri zamanı ayırmaya yardımcı olacaktır.
1. Acil ve Önemli İşler: Bu havuzdaki işler genelde zamanımızın çok büyük bir kısmını alır. Son dakikada iletilmiş, planlanmamış kişisel ya da kurumun hedefleri ile uyumlu önemli işlerdir. Bu tip işler her zaman size "iletilmiş" sayılmaz. Ertelediğiniz önemli işlerin tamamlanma süresine çok yakın bir zamanda üzerinde çalışmaya başlanırsa bu kategoride yeralır. Dolayısı ile bu kutunun boyutu kısmen sizin kontrolünüzdedir.
2. Acil Olmayan Ama Önemli İşler: Bu tip işlere örnek olarak birkaç ay içerisinde yaomanız gereken bir sınav hazırlığı. Buradaki en büyük yanılgı işin aciliyetinin olmaması, önemli olmadığı şeklinde bir algı oluşturmasıdır. Zaman yönetiminde başarıyı sağlayan en önemli etken bu kutuda yeralan işlerin, 1. kutuya aktarılmadan planlı bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktır. Bu kutuda yeralan işlerin katkısı hakkında yazının sonunda somut ve faydalı örneklemeler yeralmaktadır.
3. Acil Ama Önemsiz İşler: Genelde kontrolünüz dışında size iletilen işlerdir. Fakat bu işlere ayıracağınız zaman yüzdesi kontrolünüzdedir. Faydası çok belirli olmayan ya da faydasından şüphe duyduğunuz işlerin "acil" kodu ile yapılmasının nedeni yukarıda belirtilen zaman yönetimi düşmanlarından "'Hayır' diyememek" ve "plansızlığın" bir sonucudur.
4. Acil Olmayan ve Önemsiz İşler: Genel anlamda size ve kuruma bir katkı sağlamayan işler bütünüdür. Bu tip işlere mümkün ise hiç zaman ayırılmamalıdır.
Durmadan ağaç kesen acemi oduncu, saatte 4 ağaç kesebiliyor iken zaman içerisinde saatte sadece 1 ağaç kesmeye başlamış, "baltasını bilemeseni" önerenlere; "baltayı bilemek için zamanının olmadığını, acilen çok daha fazla ağaç kesmesi gerektiğini" söylüyor ise, zaman yönetiminin nasıl yapılmamasına dair güzel bir örnek veriyordur. Burada baltayı bilemek ve orta vadede daha verimli çalışmanın altyapısını oluşturmak 2. kutudaki önemli ama acil olmayan bir iştir. Çok kitap okumak için uygun bir zamanda hızlı okuma ile ilgili bir eğitim almak da acil olmamakla beraber önemli bir iştir. Her alandaki eğitim bu kategoride düşünülebilir. Ayrıca işlerin arasında alınacak küçük molalar da baltayı bilemenin bir başka yöntemidir. Acil olmayan önemli işlere optimum zamanı ayırmak çok ciddi farklar yaratır.
Fakat bu aşamada tabii ki diğer kutulardaki işleri de atlamamak gerekir. Bir kavanoza(zamanınıza) doldurmanız gereken büyük taşları, çakılları, kumu ve suyu doğru sırada ve ölçekte doldurulursa kavanoz en verimli şekilde kullanmış olur. Öncelikle kumla doldurduğunuz bir kavanoza çakıl taşı ekleyemezsiniz.
Zaman yönetimi stratejisi belirlenmesi, stratejinin planlı ve disiplinli bir şekilde uygulanması hayatın her alanında çok ciddi katma değer sağlayacaktır.
