İş Yaşamında Düzen

İş hayatında kendinizi organize etmek için ve düzeninizi sağlamak hem size hem de çalıştığınız kuruma birçok fayda sağlayacaktır. Kendinizi biraz daha disiplin altına almanız sadece iş hayatınızda değil, özel hayatınızda da olumlu gelişmelere vesile olacaktır. Kurum adına daha doğru kararlar alıp, daha verimli çalışmalar sergilemenin yanında sizden etkilenen iş arkadaşlarınızın da kuruma olan katkılarınız düşünürsek faydalı bir titan zinciri oluşturmaya ön ayak olabilirsiniz. Kendi düzeninizi sağlamak için aslında tek genel kural vardır; "İş ile ilgili her gelişmeyi, kolay ulaşılabilecek ve kullanılabilecek bir ortamda saklamak ve saklanan verilerden faydalanmak.". Bu önemli kural çerçevesinde yapılması gerekenlere birkaç örnek;

1- Her toplantının ve görüşmenin tutanağı tutulmalı. Yapılan görüşmeleri ve toplantıların tutanaklarını tutmak ve düzenlemek için "Microsoft Office One Note" uygulaması kullanılabilir. İlgili uygulama free-format not tutmayı desteklemekle beraber, diğer ofis araçları ile entegre çalışmaktadır. Tutanak tutulacak toplantının, Outlook Takvimiden detaylarının kolaylıkla alınabilmesi, Toplantı sırasında alınan bir notun kendinize ya da farklı bir kullanıcıya task(görev) olarak atanabilmesi sağlanabilir. Bunlardan ziyade toplantı sırasında konuşulanları kaydetmek için ses ve görüntü kaydetme özelliği kullanılabilir.

2- Her işinizi kayıt altına alın. Küçük/büyük, işe ilgili ya da değil bütün yapmanız gereken işleri Outlook'a görev olarak ya da Lotus Notes vs. gibi uygulamalara kaydedin. Görevlerin, durumları, başlangıç/bitiş tarihleri vs. gibi kayıtların girilmesi, ilgili uygulamanın görevler hakkında size periyodik (sinir bozucu) uyarılarda bulunmasını sağlar. Ayrıca yaptığınız işlerin kronolojik bir kaydını da tutmuş olursunuz. Gelen e-postalar da direkt "görev" olarak işaretlenebilir ve işin takibi sağlanabilir.

3- Hiçbir e-postayı silmeyin. Aldığınız ya da gönderdiğiniz e-postaları proje bazında ya da müşteri bazında klasörlendirin. E-posta uygulamasının üzerinde tanımlanacak kurallar ile e-posta tasnifinin otomatik yapılmasını sağlayabilirsiniz. Kurumların e-postalar için verdiği kota her zaman yeterli olmayabilir, bu durumda e-postaların lokal dosyalarda arşivlenmesi gerekmektedir.

4- Mobil uygulamalar kullanın. Daha önce bahsedilen kayıt formatlarının (e-posta, görev, takvim) mobil cihazlarla ya takip edin ya da bilgisayarınızdaki bilgilerle entegre edin.

5- Çalışanlarınızı, amirlerininiz, iş arkadaşlarınızın takvimlerinin paylaşılmasını sağlayın, kendi takviminizi paylaşın. Özellikle toplantı organizasyonlarını yapmak için bütün katılımcıların uygun olduğu zamanı bulmak adına bu tip kurumsal bilgiler kuruma açık tutulmalıdır.

6- Excel kullanmayı öğrenin. Excel bana göre Microsoft'un en başarılı ürünü. Mutlaka macro yazacak kadar proglama bilgisine sahip olmaya gerek olmasa da aslında excel'in yapabilecekleri çoğumuzun bildiğinden çok daha fazla. Excel'in garip yardımcı yaratığı bile excel'in bütün kabiliyetlerinin farkında olmayabilir. Excel'i raporlamalar, grafiksel gösterimler, risk takibi, gereksinim yönetimi, muhasebe işlemleri için bile kullanılabilir. Çok esnek bir araç olduğu için verimli kullanım için disiplin şarttır.

7- Kurumsal/ Birimsel Kütüphane oluşturun: Özellikle kurum varlıkları içerisinde yeralan dokümanlar için bir doküman yönetim sistemi kurun. Microsoft SharePoint Server ya da standart diğer doküman yönetimi yapan uygulamalar, dokümanları güvenli bir şekild sakladığı gibi, yetkilendirme ve versiyonlama özellikleri ile dokümanların etkin yönetilmesini sağlar.

Genelde kendi kullandığım Microsoft Office ürünleri ile ihtiyaçların karşılanmasına odaklanıldı. Buradaki amaç gizli bir pazarlama yapmak değil, kişisel tecrübelerin paylaşılması idi.
Daha önce vurgulandığı üzere verilerin sadece kayıt altına alınması yeterli değil, doğru veriye kolay ulaşılması, düzenli bir iş hayatı için önemlidir. Kullanılmayan veriler ne kadar muntazam ve güvenli saklanırsa saklansın, bu verilerin kişiye ya da kuruma katkısı yok ise, saklama işlemi gereksiz maliyet üretmekten öteye gitmez.