E-postalar Hakkında Sık Yapılan Hatalar

E-postalar iş ortamında en çok kullanılan iletişim şekli. Yoğun ve basit görünen kullanımı nedeniyle, kullanım hataları bazı sorunlara neden olabilmektedir. İşte bu sorunların birkaçı ve Outlook 2007 için çözüm önerileri;

1- ReplyToAll Faciaları : Kuruma ya da birime gönderilen e-postaları kişisel algılayarak "Tümünü Yanıtla" seçeneği ile gayri ciddi mesajlar göndermek. Bu tip faciaların etkileri mesajın içeriğine göre değişebilir. "Naber Ahmet?!" en basit şekilde kurtulabileceğiniz türden mesaj olmakla beraber, "Şirketi sen mi kurtaracaksın?" ya da bir aşk mesajı işler daha dramatik hale getirebilir. Peki bu tip bir durumda ne yapmak gerekiyor. Herşeyden önce bu tip bir duruma düşmemek gerekmekte. Ama düşüldü ise o zaman; http://office.microsoft.com/tr-tr/outlook/HA012304191055.aspx adresinde belirlenen talimatlara uyarak mesaj geri alınabilir. Fakat unutulmamalıdır ki okunmuş mesajların geri alınması mümkün değil.

2- Toplantıda uyarı mesajlarının belirmesi : Önemli katılımcıların olduğu bir toplantıda sunum yapıyorsanız masaüstü uyarıların sağ alt köşede size e-posta geldikçe çıkması sinir bozucu, hatta bu e-postalarda gayri ciddi konuların uyarılarda yeralması "kariyer bozucu" olabilir. Bunu engellemek için Outlook uygulamanızın kapatılması yeterli değildir. Uygulama kapatılsa dahi arka planda çalışan windows servisleri size bu uyarı "hizmetini" sunmaya devam edecektir. Bu nedenle; http://office.microsoft.com/tr-tr/outlook/HA100986701055.aspx?pid=CH101032711055 adresinde olduğu gibi bu uyarı mesajları kapatılabilir hatta görünme sürelerini değiştirilebilir.

3- İç yazışmaların dış müşterilerle paylaşılması : Özellikle iç yazışmaların sonunda, yazışmanın tarihçesinin de içerikte bulunduğu bir e-postayı dış müşterilerle paylaşmak ciddi sorunlara yol açabilir. Müşteri ile paylaşılmaması gereken veriler(fiyat önerisi, kontak bilgisi, müşteri hakkında yorumlar vs.) yanlışlıkla paylaşıldığı takdirde itibar, para, ihale kaybettirebilir. İlk maddede verilen link ile bu iletiler okunmamış ise geri alınabilir.

4- Ekleri paylaşmamak : "2009 Yılı İlk Çeyrek Faaliyet Raporu Ektedir" gibi çok önemli diye işaretleyerek özene bezene gönderdiğiniz e-postanın ekine, çok fazla zaman ve efor sarfettiğiniz çalışmanızı koymayı unutursanız, durumu geri almak için size verebileceğim bir link yok. Bu durumun insanın kendisini kötü hissetmesinden öteye çok dramatik etkisi yoktur. E-postanın alıcıların mahiyetine göre de biraz itibar kaybına neden olabilir.

E-posta güçlü ve riskli bir iletişim kanalıdır. Çok kolay olan kullanımı zaman zaman aldatıcı şekilde insanları hataya yönlendirebilir. Fakat şunu unutmamak gerekir ki iletişimin her kanalında e-postadaki kadar rahat geri alım işlemleri yapılamayabilir. Örneğin e-postanızı karşı taraf okumadan geri alabilirsiniz, fakat çektiğiniz faksı karşı taraf okumadan geri alamazsınız. e-postanın kolaylıklarından tam olarak verim alabilmek için yazışmada kullanılan programın bütün özelliklerinin iyi bilinmesinde fayda vardır