İş ihtiyacı mı önceliklidir? Bilgi Teknolojileri ihtiyaçları mı?

İş ihtiyacı mı önceliklidir? Bilgi Teknolojileri ihtiyaçları mı? Herşeyden önce iş ihtiyaçları BT ihtiyaçlarını doğurur. İş birimlerinin talepleri olmasa BT birimleri rutin bakım işlerini yürütür ve fazladan bir BT ihtiyacı doğmaz. (Öğrenciler olmasa Milli Eğitim Bakanlığı çok rahat bir iş olurdu) Fakat gene de bu durum bizleri önceliklendirme konusunda kesin bir yargıya yönlendirmez.

Çok maliyetli bir şekilde geliştirilmesi öngörülen bir iş ihtiyacının önüne BT ihtiyacı gelebilir. Bu tip durumlarda genelde fazlandırma ya da benzer iş ihtiyaçlarına ortak bir çözüm üretilecek kapsamlı bir BT atyapı çalışması ihtiyacı olabilir. Maliyet kestirimlerinden sonra genelde projelerin sponsorları bu tip kararları alır. Bu durumlarda BT ihtiyaçları öncelik kazanabilir.

İyi idrak edilmemiş iş ve BT gereksinimleri projenin analiz aşamasından sonraki aşamalarında (genelde bitmesine yakın zamanlarda hatta test aşamalarında) farklı ihtiyaçlar ve değişiklik istekleri olarak karşımıza çıkar. Bu nedenle iş ihtiyaçları çok net ifade edilmelidir, "neyin" yapılacağını iş birimleri ifade ederse, işin "nasıl", "diğer hangi sistemleri etkileyerek" ve "ne kadar maliyetle" yapılacağını BT birimleri kestirebilir. Bu soruların cevapları herkesin mütabık kaldığı bir formatta dokümante edilerek, çok net bir şekilde bütün paydaşlarla paylaşılmalıdır. Aksi durumda projenin geliştirilme süresinde iş birimleri proje hakkında bilgi sahibi olmaya çalışacak, "geliştirmeler ne aşamada?" "ekranlarınız nasıl?", "ne zaman görsel bir demo yapabilirsiniz?" gibi sorularla karşılaşırlar.

İş birimi yeteri kadar bilgilendirilmezse bu sorular kaçınılmaz olacaktır. Bir taksiye binip adresi verdikten sonra arka koltuktan "ne kadar yolumuz kaldı?", "Saat 3'te orda olur muyuz?", "arabada yeterli benzin var mı?", "ortalama hızımız nedir?", "kaçıncı viteste gidiyoruz"(tamam bu soru biraz abartı oldu) şeklinde sorular sorulduğu takdirde şoförün dikkatini dağıtabilirsiniz ayrıca taksi şoförleri size BT birimleri kadar kibar davranmayabilir. Projelerin gidişatı konusunda periyodik bilgilendirmeler yapılmadığı sürece iş birimleri yakın takipte olmak isterler.

Yıllar önce İngiliz bir danışmandan alınan eğitimin başında, eğitmen "Kimler iş analisti? Kimler IT Birimi çalışanı?" diye sordu herkes rengini belli ettikten sonra yorumu "Hmm... Good guys and bad guys are together" oldu. Tabii kimin "good" kimin "bad" olduğu masanın ne tarafında oturduğunuza bağlı. Buradan şu sonucu çıkartıyorum, sadece biz Türklere özgü bir durum değil bu; modern proje yönetilen heryerde bu iki paydaş birbirleri ile çok iyi anlaşamıyor. İş Birimleri ve IT Birimleri birbiri ile koordineli bir çalışma sergilemeli, aynı amaca hizmet ettiklerini unutmadan çalışmalarını yürütmelidir. Aksi halde projelerin kalitesinin düşmesi ve maliyetlerinin artması kaçınılmazdır.