Mavi Okyanus Stratejisi için 4 Eylem

Mavi Okyanus Stratejisi W. Chan Kim ve Renee Mauborgne tarafından kaleme alınmış önemli strateji kitaplarından bir tanesidir.   Bu konuda başyapıt olan Geleceği Kazanmak kitabı (http://profesyonelpaylasimlar.com/2009/06/04/gelecegi-kazanmak-competing-for-the-future-gary-hamel-c-k-prahalad/) ile benzer bir temayı işlese de genelde strateji kitaplarında karşılaşmadığımız, stratejinin "uygulanmasına" yönelik somut yöntemleri de içererek farklılaşmaktadır kitap.   Bugünlerde çokça karşılaştığımız danışmanlık kavramı gibi bir çok kişi & kitap ne yapılması gerektiğini ifade etmekte fakat stratejinin "nasıl" uygulanması gerektiğine dair herhangi bir yönlendirme yapmamaktadır.   Bu yazıda Mavi Okyanus Stratejisi için belirlenen 4 eylemi kitaptaki ve ülkemizdeki örnekleri ile bilrilkte açıklıyor olacağım.

İki tür okyanus terimi kullanılmaktadır.   Kızıl okyanuslar, günümüzdeki mevcut endüstrilerin tümünü temsil eder.  Rekabet kuralları belli birçok firmanın rekabet içerisinde birbirlerine üstünlük sağlamaya çalıştığı oyanustur.   Mavi okyanuslar günümüzde mevcut olmayan yeni fırsatlar içeren, talep yaratma ve yüksek karlı büyüme fırsatı içeren alanlardır. 

Mavi okyanuslar orada biryerde sizin yelken açmanızı beklemez mavi okyanusları şirketlerin kendileri yaratır.

Kızıl okyanusta faaliyet gösteren firmalar, rekabette üstünlük sağlamaya çalışarak mevcut talebi kendisi için kullanma eğilimindeyken mavi okyanusta yol alan firmalar rekabet unsurunu ortadan kaldırır ve yeni talepler yaratır.

Peki nasıl?

Yeni değerler yaratarak.  Yeni değerler yaratmak 4 eylem çerçevesinde gerçekleşebilir.

1. Yok et :  Endüstrinin tartışmasız kabul ettiği faktörlerden hangileri yok edilmelidir?   Bugünlerde ülkemizde gösteri yapan "Cirque de Soleil" kitabın en çok başvurduğu mavi okyanus örneği.   Siz hiç aslansız, kaplansız bir sirk hayal ettiniz mi?   Eğer Cirque de Soleil gösterisine bu tip hayvanları içeren bir show izlemek için bilet almışsanız siz kötü bir haberim var.  Çünkü Cirque de Soleil bu tip gösterileri sirkinden çıkartarak ciddi maliyet azaltmaya gitmiş, sirk gösterilerini tiyatral bir şekilde sunumu ile sirk kızıl okyanusunda kendi mavi okyanusunu yaratmıştır.    Önemli faktörleri devreden çıkartmak aynı zamanda bir innovasyon çeşididir.   Henüz sivil ticari bir katma değeri olmasa da bir casus uçağından "pilot" faktörünü ortadan kaldırmak bir innovasyondur.   Ülkemizden bir örnek vermek gerekirse tıpkı Southwest Havayolları gibi Pegasus Hava yolları da bilet ücretinin içerisinde sunulan yemek hizmetini ortadan kaldırmış bu sayede ciddi bir maliyet avantajı elde etmiştir.  Online satış sitelerinin ilk çıkış yaptığı zamanlarda tedarik zincirinde bayii'leri ve diğer toptancıları ortadan aldırarak direkt satışın avantajını kullanmışlardır.  Yıllar önce bir karikatürde esnafın duvarında "Satılan mal geri alınır fakat zorlu çıkartılır" şeklinde bir yazı okumuştum.  Bugünlerde bir beyazeşya firması garanti kapsamında verilen hizmetler için ürünün fiş ya da faturasının saklanması zorunluluğunun ortadan "kaldırıldığını" televizyon reklamlarında belirtmekte.

2. Azalt :  Hangi faktörler endüstri standartlarının altına çekilmelidir?  Burada ilk aklagelen faktörler müsterilerinizin harcayacağı zaman ve paradır.   Fakat bunlar genel kavramlardır bu faktörlerdeki azalmaları nasıl sağlayacağınızı daha net belirlemek gerekir.   Ülkemizdeki yerli beyaz eşya üreticilerinin "azalttığı" en önemli faktör yabancı ürünlerin daha kaliteli olduğu varsayımıdır.  Bunun için Beko'nun yaptığı gibi beyaz eşyaların tüm dünyada kullanıldığını belirten ihracat faaliyetlerini ön plana çıkartan reklamları ve sloganları ("Beko bir dünya markası...") kullanmak akıllıca.   Doğru tercih yapmak için uzman olmanın gerektirdiği ürün (şarap, laptop, LCD TV, ortopedik yatak, araba) çeşitlerini "azaltmak" ve uzman olmayan kişiler için seçimi kolaylaştırmak bu anlamda atılmış bir adımdır.

3. Yükselt :  Hangi faktörler sektör standartlarının çok üstüne çıkartılmalıdır?  Rekabet edilen muadil ürünlere karşı daha yüksek kalitede ürün geliştirmeyi tercih edebilirsiniz.  Hatta hatta fiyatınızı yükselterek ucuz, kalitesiz ve aynı standartta olan ürünlerden farklılaşabilirsiniz.   Kuyumculuk sektörünü düşünün.   Atasay Altın vs. gibi firmalar altın fiyatlarının global bazda standartlaştığı bir ortamda altına "Marka" ekleyerek ve  daha yüksek fiyattan satış yaparak tüketicilerin prestij satınalmalarını (ya da öyle hissetmelerini) sağlamak bu durum için güzel bir örnektir.

4. Yarat :  İşte en sevdiğim madde; endüstri standartlarında olmayan ne gibi faktörler yaratarak mavi okyanus oluşturabilirsiniz?  Cirque de Soleil sirk gösterilerine "konu" yani senaryo faktörünü yaratmıştır.  Birbirinden bağımsız gösteri parçalarını ard arda sunmak yerine gösterileri mantıksal olarak birleştiren ve bir senaryo içerisinde sunan bir sirk gösterisi sektörde olmayan bir faktör yaratmıştır.   Bir Beşiktaş taraftarı olmama ve rağmen Fenerbahçe'nin maça gelen taraftarlarına stadın tamamında bilette yeralan sıra ve koltukta oturmasının güvencesini vermesi, stadın heryerini ısıtarak hem taraftarların konforunu sağlaması hem de taraftarların montlarını çıkartarak gururla aldıkları formalarıyla maç izlemelerini sağlamasınınbu konuya güzelbir örnek teşkil ettiğini ifade etmem lazım.   Takım sadakatini ve forma satışlarına da doğruda olumlu etki yapan bu faktörler bu madde için ideal örneklerdir.

Mavi Okyanus Stratejisi her alanda uygulanabilecek yöntemleri örnekleri ile dile getiren türüne az rastlanan bir strateji kitabı.  Strateji uygulamaları konusunda daha bir çok yöntemi anlaşılır bir dille örnekleri ile ve analitik yaklaşımla anlatmaktadır.  Okunmasını tavsiye ederim.

Verimsiz Toplantı Nasıl Olur?

Özellikle kariyer yolunda ilerledikçe, işyerinde toplantıya ayrılan zamanlar artmaktadır. Sunumlar dışındaki toplantılar, genel olarak ortak kararlar almak amacıyla yapılmakla beraber, gözlemim genel olarak toplantıların verimli geçmediği yönünde, hatta bu yazıyı çok verimsiz geçen bir toplantı sırasında yazmaya karar verdim ve başladım. İşte bir toplantıların verimsiz geçmesi için altın kurallar;

1- Toplantı sırasında katılımcıların dikkatlerinin dağılması( Hatta toplantı sırasında böyle bir blog yazısı yazmaya yöneltecek kadar) : Aslında toplantı verimsizliğinin temel nedeni katılımcıların dikkatlerinin dağılmasıdır. Diğer maddeler, dikkat dağıtan faktörler olarak algılanabilir.

2- Rolü, sorumluluğu, ünvanı farklı çalışanlarla ortak bir çözüm üretme çabası: Toplantılarda özellikle 5-6 kişiden fazla ve farklı rol ve sorumluluklara sahip katılımcılarla ortak bir çözüm üretme çabası toplantıyı verimsiz kılmak için çok ideal bir operasyondur. Çözüm üzerinde aynı anda oluşturulan çok fazla seslilik hiç bir çözüme ulaştırmaz. Çözümlerin üzerinde mutlaka bir ön çalışma yapmak gerekir. İlgili ön çalışma üzerinde farklı sorumluluklara sahip katılımcıların görüşlerini kendi açılarından toplamak, ve hatta mümkün ise farklı ünvandaki katılımcıları gruplayarak ayrı ayrı toplantılar yapmak daha verimli olacaktır. Üretilecek çözümler üzerinde her bakış açısının farklı beklentileri olabilir ve bu farklılıklar toplantı süresinde çözüm üretmekten ziyade yepyeni sorunları doğurabilir.

3- Toplantının süresinin belirlenmemesi: Özellikle mesai saati sonlarına doğru organize edilen toplantıların bitiş süresinin belirlenmemesi ya da bu süreye uyulmaması katılımcıların dikkatlerini çok rahatlıkla dağıtır. İnsanlar her zaman tünelin ucundaki ışığı görmek ister. Ayrıca toplantı süresinin belirlenmemesi, gündemin çok farklı konulara kaymasına, katılımcıların ifade etmek istediklerini çok daha uzun ve dolaylı yoldan ifade etmelerine sebebiyet verecektir. Genelde bu tip uzayan toplantıların sonu "bu konulara ileride düzenleyeceğimiz bir toplantıda konuşalım" cümlesi ile tamamlanır. İşte bu cümle duyulduğunda, herkesin istediği gibi konu yeni bir soruna yol açana kadar çok hızla unutulur.

4- Süresi belirli çok uzun toplantılar: Süresi çok uzun tutulan toplantılarda katılımcıların dikkatlerini sürekli konu üzerinde yoğunlaştırmak çok zordur. Tecrübeli katılımcılar toplantı odasının düzenine göre başına gelecekleri bildikleri için kapıya yakın otururlar. Genelde telefon etme bahanesiyle, toplantı odasından kimseyi rahatsız etmeden göze batmadan çıkılır ve lavabo ziyaret edilir. Sigara içen katılımcılar 1 saat sonra koltuklarında kıpırdanmaya başlarlar, bunlardan en yetkili ya da cesaretli olanlar 5 dakika mola vermeyi önerebilirler. Fakat bunun zamanlaması çok önemlidir. "Kritik" bir konu üzerinde hararetli müzakerelerin arasında bu mola talebi, katılımcının kariyer yolunda ufak sektelere uğratabilir.

5- Toplantı için uygun olmayan ortam: Toplantı odasının ortamı dikkat dağıtmayacak kadar konforlu olmalı. Yetersiz ışıklı, havasız, çok güneş alan, çok sıcak ya da çok soğuk toplantı odaları ideal ortamlar değildirler. Oturma düzeni de genelde bütün katılımcıların birbirlerini göreceği şekilde ayarlanmalı.

6- Alınacak kararların sorumluluğunu taşımayacak kişilerin kararlar konusunda söz sahibi olması: Katılımcılar çok fazla bilgi ve tecrübe sahibi olmadıkları konuda farklı nedenlerden dolayı (ego tatmini, kişisel çıkarlar, kararın kişisel çıkarları desteklemesi vs.) bir karar konusunda baskın bir tavırla karar alınmasını sağladıktan sonra, kararın olumsuz etkileri konusunda sorumluluk almalıdır. Sorumluluk almadan güç sahibi olan kişiler kadar şirkete zarar veren başka bir çalışan portföyü yoktur. Sorumluluk alacağını, ya da ileride alınan karar konusunda kendisinden bilgi isteneceğini bilen katılımcılar, bütün dikkatini toplayarak toplantıyı takip eder ve konuşmadan önce sözlerini 2 kere düşünür. Peki bu nasıl olacak? bknz. bir sonraki madde.

7- Toplantı Notunun Tutulmaması: Toplantı notunun tutulmaması, bir önceki maddenin önüne geçen önemli bir zorunluluktur. Kişilerin aldığı kararları, kararın etkilediği paydaşları, verilen bilgileri kişi ve paydaş bazında kayıt altına alınması kişilerin toplantıyı daha ciddiye almaları ve toplantıyı bir açık oturum havasından çıkartır. Toplantı notlarının tutulması ve bütün katılımcılara onaylatılmasının ardında toplantı notları, kurumsal bir kütüphanede, toplantıyı ilgilendiren bütün paydaşların herzaman kolaylıkla ulaşabileceği bir konumda saklanmalı.

8- Katkı sağlamayacak ya da konu ile ilgisiz katılım Sadece toplantıya katılmak için katılan hiçbir fikri ya da katkısı olmayan katılımcılar, Öyle sessiz sakin oturmamak için aradan çok alakasız alternatifler ya da yorumlarda bulunurlar ve konu dağıldıkça dağılır. Bu katılımcılar, tamamen imaj amaçlı yanlarında getirdikleri deftere kalemiyle şekiller çizer, perspektifle 3 boyutlu imajı verdikleri harflerle yazdığı isimlerinin içlerini boyarlar ya da kalemle ritm tutarak farkında olmadan dikkat dağıtırlar.

9- Gündemin belirlenmemesi ya da çok genel ifade edilmesi Toplantı gündeminin belirlenmesi projenin kapsamını belirlemek kadar önemlidir. "İyileştirme çalışmaları", "Sorunların tespiti ve görüşülmesi" gibi genel gündemler, hiç gündem olmaması ile aynı olumsuz etkiyi yaratır. Toplantı gündemlerinin toplantı esnasında yönlenmesi ve şekillenmesi nereye gittiğini bilmediğiniz bir uçağa binmekten farksızdır. Uçaktan indiğinizde çok nadir olarak gitmek istediğiniz yere varmış olursunuz, aksi gibi nereye inerseniz inin buraya bütün yolcuları taşıma konusunda sorumluluk sahibi olursunuz. 1 ay sonra herhangi bir toplantıda "geçen ay yaptığımız toplantıda konuşulduğu gibi hatta Mehmet Bey'de vardı o toplantıda...." gibi cümleler sizi zan altında bırakır hele hele bir de toplantı tutanağı tutulmamışsa istediğiniz toplantıya istediği referansı gösterebilirsiniz. Bu size bir çeşit "özgürlük!!!" sunar aslında.

Sonuç olarak toplantıların verimsizlikleri şirketin süreçlerinin sekteye uğratmasının yanında çok ciddi maliyet üretirler. Direkt etkisi katılımcıların saatlik maliyetlerinin toplanarak toplantı süresince ne kadarlık bir maddi kayıp olduğu hesaplanabilir. Verimsiz toplantıların dolaylı etkileri alınmayan ya da yanlış alınan kararların maliyetleri çok daha fazladır. Bu nedenle toplantıyı önemli ve gerekli olduğu düşünülen zamanlarda çekirdek katılımcılarla yapılmalı, periyodik düzenlenen toplantılar sadece planlandı diye yapılmamalı, gerekli olmayan durumlarda rahatlıkla iptal edilebilmelidir.

İş Hayatında Klişeleşmiş Cümleler ve Gerçek Anlamları

İş hayatında kullanılan aslında çok dolu görünüp arkası boş kalan, zaman geçtikçe klişeleşmiş olduğu çok rahat anlaşılan cümleler vardır. Aslında bu cümleler boş olmasından ziyade bazen söylenenden çok daha farklı anlamlar da içerebilmektedir.

İşte ofis hayatında da bu tip, ifade şekilleri ve cümleler, aslında herkesin bildiği farklı anlamlar içermektedir. Bu cümlelerin gerçek anlamlarını anlamak için iş hayatında iyi bir tecrübe edinmiş olmak gerekiyor. Bu süreci hızlandırmak adına işte birkaç örnek;

1- Size işin yapılması için ilgili dokümanları geçen hafta göndermiştik bu konuda bizden beklediğiniz başka birşey var mıdır? :Bu cümlenin gerçek anlamı şudur; 1 Haftadır herhangi bir çalışma yaptığınıza dair hiçbir geri bildirim alamadık,2 günlük iş için 1 haftadır bekliyoruz işe başlamadınız mı daha? O kadar dokümantasyon gönderdik daha ne yapalım?

2- Bu konuyu üst düzey yöneticimiz bizzat bana sormakta : Bu cümle 2 gizli anlam içermektedir. Birincisi, ben şahsen üst düzey yöneticimiz ile çok yakınım, hatta arada yemek bile yiyoruz, prensiyim, sağ koluyum, kalem müdürüyüm, sokakta hanımefendisiyim/beyefendisiyim, mutfakta aşçısıyım... Bir diğer anlamı da; üst düzey yöneticinin iş konusunda belki hiçbir bilgisi ya da fikri olmamasına rağmen ismi ya da ünvanı kullanılarak abanın üzerinden sopa gösterilmesi.

3- Bu işin en kısa zamanda tamamlanması gerekmektedir : İş birimlerinden ya da müşterilerden işin tamamlanma zamanı olarak farklı bir yaklaşım gören varsa bir adım öne çıksın. Bu yaklaşım genelde ASAP(As Soon As Possible) bozucudur. İşi yapan tarafın sınırsız kaynakla plansız programsız çalıştığı varsayımı üzerine kurulu bu cümlenin anlamı şudur; "Bütün işlerinizi bırakın, bütün şirketin kaynakları ile(çaycı dahil) bu işe odaklanın en kısa zamanda bu işi bize teslim edin ama bu arada sizden daha önce istediğimiz işleri de kesinlikle aksatmayın."

4- Bu konuyu daha sonra düzenlenecek bir toplantıda tekrar gündeme getirelim : Toplantıdan bu sorunun çözümü çıkmayacak, zaten beni ilgilendiren çok da kritik bir sorun da değil, kulağımızın üzerine yatalım, sorun tekrar çıkana kadar bu sorun yokmuş gibi hayatımıza devam edelim.

5- Çok şıksın : "Hayırdır benden habersiz bir kutlama yemeği falan mı var akşam? Bu arada kıyafetin işyeri için çok abartılı"

6- Bu konuda birbirimize yardımcı olmamız lazım : "Bu konuda bana yardımcı olmanız lazım."

7- Sinerji yaratın : "Hep beraber çalışın ve tek tek çalıştığınızdan daha fazlasını üretin bunu nasıl yapacaksınız bilmiyorum ama teoride oluyor böyle şeyler."

8- Yaptığım araştırmalara göre : "Google'da arattım ilk linke baktım."

Bu kapsamda önemli bir teknik de eleştirilerde edilgen yani pasif cümleler kurulmasıdır. Aslında bu cümleler anlam olarak farklı bir mesaj vermemekle beraber eleştiri tarzı konusunda farklı bir yaklaşım sergilemektedir. Bu taktik ciddi iletişim eğitimlerinde de önerilmektedir. Örneklemek gerekir ise;
"Raporları zamanında teslim etmedin" demek yerine yönetici, "Raporlar zamanında teslim edilmedi" gibi pasif bir cümle ile eleştirisini yapmalı. Karşı taraftaki insanda azıcık zeka pırıltısı var ise bu cümlenin kendisine yöneltildiğini, pasif cümlede ifade edildiği gibi teslim edilmemeye sebep olan şeyin "raporun kendisinin" olmadığını, kişinin kendisinin olduğunu anlar. Gene de pasif cümle kurmak eleştiren ve eleştirilen kişi için daha yumuşak ve yapıcı bir ifade şeklidir ama arkada yatan anlam bellidir.

Kişilerin, iletişim tarzları ne olursa olsun doğru bir analiz, yaşanılmış tecrübeler ve NLP gibi konularda edinilmiş bilgiler ile anlatılmak istenilen mesajın gerçek anlamı çıkartılabilir. Fakat bütün bunlara gerek duyulmadan, çok daha net ifadeler ile tarzlar optimum hale getirilerek iletişim kurulduğu takdirde aynı dili konuşan insanlar arasında "acaba şunu mu demek istedi", "bu söylediğinin altında şöyle bir mesaj mı var" gibi gereksiz anlam kargaşaları yaşanmaz.

Hayatın her safhasında iletişim çok önemlidir, yazılı, sözlü, beden dili kullanarak iletişim kuran kişiler için aslında bir tercümana ihtiyaç olmasa insanlar çok daha net kendini ifade edebilirse işler çok daha rahat ve hızlı ilerler. Tarz değiştirmek adına verilen mesajın anlamından uzaklaşmak çok daha dramatik sonuçlara sebebiyet verebilir.

İş Yaşamında Düzen

İş hayatında kendinizi organize etmek için ve düzeninizi sağlamak hem size hem de çalıştığınız kuruma birçok fayda sağlayacaktır. Kendinizi biraz daha disiplin altına almanız sadece iş hayatınızda değil, özel hayatınızda da olumlu gelişmelere vesile olacaktır. Kurum adına daha doğru kararlar alıp, daha verimli çalışmalar sergilemenin yanında sizden etkilenen iş arkadaşlarınızın da kuruma olan katkılarınız düşünürsek faydalı bir titan zinciri oluşturmaya ön ayak olabilirsiniz. Kendi düzeninizi sağlamak için aslında tek genel kural vardır; "İş ile ilgili her gelişmeyi, kolay ulaşılabilecek ve kullanılabilecek bir ortamda saklamak ve saklanan verilerden faydalanmak.". Bu önemli kural çerçevesinde yapılması gerekenlere birkaç örnek;

1- Her toplantının ve görüşmenin tutanağı tutulmalı. Yapılan görüşmeleri ve toplantıların tutanaklarını tutmak ve düzenlemek için "Microsoft Office One Note" uygulaması kullanılabilir. İlgili uygulama free-format not tutmayı desteklemekle beraber, diğer ofis araçları ile entegre çalışmaktadır. Tutanak tutulacak toplantının, Outlook Takvimiden detaylarının kolaylıkla alınabilmesi, Toplantı sırasında alınan bir notun kendinize ya da farklı bir kullanıcıya task(görev) olarak atanabilmesi sağlanabilir. Bunlardan ziyade toplantı sırasında konuşulanları kaydetmek için ses ve görüntü kaydetme özelliği kullanılabilir.

2- Her işinizi kayıt altına alın. Küçük/büyük, işe ilgili ya da değil bütün yapmanız gereken işleri Outlook'a görev olarak ya da Lotus Notes vs. gibi uygulamalara kaydedin. Görevlerin, durumları, başlangıç/bitiş tarihleri vs. gibi kayıtların girilmesi, ilgili uygulamanın görevler hakkında size periyodik (sinir bozucu) uyarılarda bulunmasını sağlar. Ayrıca yaptığınız işlerin kronolojik bir kaydını da tutmuş olursunuz. Gelen e-postalar da direkt "görev" olarak işaretlenebilir ve işin takibi sağlanabilir.

3- Hiçbir e-postayı silmeyin. Aldığınız ya da gönderdiğiniz e-postaları proje bazında ya da müşteri bazında klasörlendirin. E-posta uygulamasının üzerinde tanımlanacak kurallar ile e-posta tasnifinin otomatik yapılmasını sağlayabilirsiniz. Kurumların e-postalar için verdiği kota her zaman yeterli olmayabilir, bu durumda e-postaların lokal dosyalarda arşivlenmesi gerekmektedir.

4- Mobil uygulamalar kullanın. Daha önce bahsedilen kayıt formatlarının (e-posta, görev, takvim) mobil cihazlarla ya takip edin ya da bilgisayarınızdaki bilgilerle entegre edin.

5- Çalışanlarınızı, amirlerininiz, iş arkadaşlarınızın takvimlerinin paylaşılmasını sağlayın, kendi takviminizi paylaşın. Özellikle toplantı organizasyonlarını yapmak için bütün katılımcıların uygun olduğu zamanı bulmak adına bu tip kurumsal bilgiler kuruma açık tutulmalıdır.

6- Excel kullanmayı öğrenin. Excel bana göre Microsoft'un en başarılı ürünü. Mutlaka macro yazacak kadar proglama bilgisine sahip olmaya gerek olmasa da aslında excel'in yapabilecekleri çoğumuzun bildiğinden çok daha fazla. Excel'in garip yardımcı yaratığı bile excel'in bütün kabiliyetlerinin farkında olmayabilir. Excel'i raporlamalar, grafiksel gösterimler, risk takibi, gereksinim yönetimi, muhasebe işlemleri için bile kullanılabilir. Çok esnek bir araç olduğu için verimli kullanım için disiplin şarttır.

7- Kurumsal/ Birimsel Kütüphane oluşturun: Özellikle kurum varlıkları içerisinde yeralan dokümanlar için bir doküman yönetim sistemi kurun. Microsoft SharePoint Server ya da standart diğer doküman yönetimi yapan uygulamalar, dokümanları güvenli bir şekild sakladığı gibi, yetkilendirme ve versiyonlama özellikleri ile dokümanların etkin yönetilmesini sağlar.

Genelde kendi kullandığım Microsoft Office ürünleri ile ihtiyaçların karşılanmasına odaklanıldı. Buradaki amaç gizli bir pazarlama yapmak değil, kişisel tecrübelerin paylaşılması idi.
Daha önce vurgulandığı üzere verilerin sadece kayıt altına alınması yeterli değil, doğru veriye kolay ulaşılması, düzenli bir iş hayatı için önemlidir. Kullanılmayan veriler ne kadar muntazam ve güvenli saklanırsa saklansın, bu verilerin kişiye ya da kuruma katkısı yok ise, saklama işlemi gereksiz maliyet üretmekten öteye gitmez.

E-postalar Hakkında Sık Yapılan Hatalar

E-postalar iş ortamında en çok kullanılan iletişim şekli. Yoğun ve basit görünen kullanımı nedeniyle, kullanım hataları bazı sorunlara neden olabilmektedir. İşte bu sorunların birkaçı ve Outlook 2007 için çözüm önerileri;

1- ReplyToAll Faciaları : Kuruma ya da birime gönderilen e-postaları kişisel algılayarak "Tümünü Yanıtla" seçeneği ile gayri ciddi mesajlar göndermek. Bu tip faciaların etkileri mesajın içeriğine göre değişebilir. "Naber Ahmet?!" en basit şekilde kurtulabileceğiniz türden mesaj olmakla beraber, "Şirketi sen mi kurtaracaksın?" ya da bir aşk mesajı işler daha dramatik hale getirebilir. Peki bu tip bir durumda ne yapmak gerekiyor. Herşeyden önce bu tip bir duruma düşmemek gerekmekte. Ama düşüldü ise o zaman; http://office.microsoft.com/tr-tr/outlook/HA012304191055.aspx adresinde belirlenen talimatlara uyarak mesaj geri alınabilir. Fakat unutulmamalıdır ki okunmuş mesajların geri alınması mümkün değil.

2- Toplantıda uyarı mesajlarının belirmesi : Önemli katılımcıların olduğu bir toplantıda sunum yapıyorsanız masaüstü uyarıların sağ alt köşede size e-posta geldikçe çıkması sinir bozucu, hatta bu e-postalarda gayri ciddi konuların uyarılarda yeralması "kariyer bozucu" olabilir. Bunu engellemek için Outlook uygulamanızın kapatılması yeterli değildir. Uygulama kapatılsa dahi arka planda çalışan windows servisleri size bu uyarı "hizmetini" sunmaya devam edecektir. Bu nedenle; http://office.microsoft.com/tr-tr/outlook/HA100986701055.aspx?pid=CH101032711055 adresinde olduğu gibi bu uyarı mesajları kapatılabilir hatta görünme sürelerini değiştirilebilir.

3- İç yazışmaların dış müşterilerle paylaşılması : Özellikle iç yazışmaların sonunda, yazışmanın tarihçesinin de içerikte bulunduğu bir e-postayı dış müşterilerle paylaşmak ciddi sorunlara yol açabilir. Müşteri ile paylaşılmaması gereken veriler(fiyat önerisi, kontak bilgisi, müşteri hakkında yorumlar vs.) yanlışlıkla paylaşıldığı takdirde itibar, para, ihale kaybettirebilir. İlk maddede verilen link ile bu iletiler okunmamış ise geri alınabilir.

4- Ekleri paylaşmamak : "2009 Yılı İlk Çeyrek Faaliyet Raporu Ektedir" gibi çok önemli diye işaretleyerek özene bezene gönderdiğiniz e-postanın ekine, çok fazla zaman ve efor sarfettiğiniz çalışmanızı koymayı unutursanız, durumu geri almak için size verebileceğim bir link yok. Bu durumun insanın kendisini kötü hissetmesinden öteye çok dramatik etkisi yoktur. E-postanın alıcıların mahiyetine göre de biraz itibar kaybına neden olabilir.

E-posta güçlü ve riskli bir iletişim kanalıdır. Çok kolay olan kullanımı zaman zaman aldatıcı şekilde insanları hataya yönlendirebilir. Fakat şunu unutmamak gerekir ki iletişimin her kanalında e-postadaki kadar rahat geri alım işlemleri yapılamayabilir. Örneğin e-postanızı karşı taraf okumadan geri alabilirsiniz, fakat çektiğiniz faksı karşı taraf okumadan geri alamazsınız. e-postanın kolaylıklarından tam olarak verim alabilmek için yazışmada kullanılan programın bütün özelliklerinin iyi bilinmesinde fayda vardır